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コワーキングスペースでライバル企業は情報収集している

コワーキングスペースでテレワークをしているサラリーマンが多いが、同時にライバル企業の社員は情報収集活動を行なっている。フリーランスのライターもスタートアップ企業も集まるコワーキングスペースで無防備に企業情報が垂れ流しになっている。

カフェでテレワークを行なっている非常識な人が激増している

スターバックス、タリーズなのどのカフェでテレワークをやるのは論外としても、実際には多数の人がテレワークを平然と行なっている。

そこには機密管理という言葉はない。カフェでテレワークを行うことは、企業のコンプライアンス違反になる場合が多く、企業の業務として許されるものなのか?

カフェで仕事の途中でトイレに行ってPC、スマホなどの会社貸与のデバイスが盗難にあった事例は少なくない。

仮に盗まれてプロがパスワードを破ったら、情報漏洩事件は実に大きくなるのである。そのリスクを考えてカフェでやっているのか?

実は、考えていない。どこでも良いから自宅以外でテレワークをやりたい人が増えている。

PCだけでなく、机に置きっぱなしの手帳が最も厄介だ。パスワードでロックされているわけではないので、簡単に情報は盗み出される。

ダイアリーにクライアントの名前、担当者名、電話番号、仕事の内容が少しでも書かれていたら、盗んだライバル社の人にとってはお宝を手に入れたに等しい。

コワーキングスペースでのテレワークもカフェと同様だ

カフェではテレワークはやばいと気がついた人は、コワーキングスペースを借りている企業がある。個人で契約して利用する人もいる。コワーキングスペースでのテレワークは当然のこととして安全ではない。

コワーキングスペースでの電話での会話は録音されていると思え

機密情報は会話から漏れる。電話でクライアントや同僚との会話の内容を聞かれれるだけでなく、第三者に録音される可能性がある。

コワーキングスペースにはランクがある。
1、個室 完全個室で大声を出さない限り声は外に漏れない。
2、ブース 衝立でデスクを取り囲み契約者だけが使用できる予約席のようなもの。声は漏れる。
3、スリースペース(大部屋) 共同作業スペースでフリーアドレスで使用する。どこで、そば耳を立てられるかはわかない。フリースペースでテレワークをやっていること自体が非常識だが、確実に情報が漏れる。

セキュリティ対策が優れたコワーキングスペースを使用すること

コワーキングスペースセキュリティが甘いところでは仕事をしない。最も、セキュリティが甘いコワーキングスペースに限ってテレワークが多く行われている。

セキュリティが厳重なコワーキングスペース チェックリスト

1、24時間 警備体制ありのコワーキングスペースであること。
2、コンシェルジュが常駐していること。
3、複数フロアがあるコワーキングスペースの場合は、各フロアにコンシェルジュがいること。
4、コワーキングスペース利用規定が、リーガルチェックが行われていること。コワーキングスペースでの会話に関しては、発言者の自己責任を明記してあることが大事。
5、セキュリティカード認証もしくは、登録ずみスマホ等のセイキュリティロックが行われ入退室管理がコンピューター管理されていること。
6、盗難防止のため、フロアの監視カメラが24時間録画されていること。
7、コワーキングスペースの利用規約を守らない会員に容赦無く警告をおこない必要に応じて強制退去命令を出すコワーキングスペースであること。
8、ロッカー、郵便ポストがあること。
9、会議室があること
10、電話ボックスがあること

実際にあたコワーキングスペースでの情報漏洩事件

不動産売却交渉リストが漏れた

スタートアップ企業として不動産業を営むA氏は、コワーキングスペースの個室を契約して社員5名とともに事業を開始した。

事業内容は埼玉県に点在する空き家を探し持ち主と連絡を取り、売却交渉を進める。売却されない場合は、家のリッフォーム工事を請け負い改修する。そして、居住者を募集して賃貸経営を始めてもらい管理手数料を取るというもの。

売却交渉物件リストをエクセルにまとめていた。トイレに行った隙にPCに表示していたリストを写真を撮られて他の企業に先に買収された。

補助金申請代行を行なっている会社のリストが流出

新型コロナウイルス関連の政府、自治体がさまざまな補助金を出している。
補助金の申請を代行する税理士、行政書士、司法書士が多い中、申請を代行する企業がある。コワーキングスペースで申請代行を行なっている企業名を話し、会話が全てリスト化され後からきた申請代行業者に撮られた。

後からきた方は手数料の減額を申し出て、横取りに成功。

コワーキングスペースでのトラブルが多発している

スタートアップ企業が事業計画を作成する。フリーランスの記者が原稿を書くために重宝されてきたコワーキングスペースは、リモートワークをする場所を求めてサラリーマンが入り込んできたからトラブルが絶えない。

フリーのWebデザイナーの静かな作業環境がなくなった

フリーでWebデザイナーをやってる人にとっては、快適な環境だった。Wi-Fiは高速で使いやすい。そして、フリードリンクがあり作業の打ち合わせも併設のカフェで行えた。

ところが、サラリーマンが大量にやってきた。大企業の社員が大声を張り上げながら営業トークにズーム会議と仕事をする。

当然、声の大きさを注意すると「何が行けないの?テレワークはいいと規約に書いてあるでしょ」と開き直る。しかも、打ち合わせの時は、ゲストが1時間は無料で話ができるとなっているから、さあ大変。一つの企業で会員が10名登録していてゲストが10名で打ち合わせを始められると、コワーキングスペースは企業の会議室になる。

フリーランスの記者には天国のネタもと

「さまざまな企業がテレワークを行なっているので、記事のネタには困りませんね」とフリーライターにとっては最高のネタ元になっている。

「あの、今のお話なんですけどお聞きたいことがあるのですが」と取材申し込みをその場でしてくるライターや記者が存在する。

コワーキングスペースでの発言は自己責任であるから、聞いた人はそれをどうしようと勝手である。
コワーキングスペースの会員規約に「コワーキングスペースで知り得た情報を漏らしては行けない」とあっても、誰が漏らしたかを証明するのが大変なのである。

これから、裁判事例も出てくるだろうが、コワーキングスペースでビジネス会話をするなら、それなりの覚悟が利用者に求められている。

 

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